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フリーアドレス制の導入を検討!メリット・デメリットとは?|賃貸オフィスコラム|三菱地所リアルエステートサービス

■フリーアドレスとは ■フリーアドレス制の4つのメリット ■フリーアドレス制の4つのデメリット ■効果的に導入するためにはどうしたらいい?

働き方

2020年08月31日

フリーアドレス制の導入を検討!メリット・デメリットとは?|賃貸オフィスコラム|三菱地所リアルエステートサービス 働き方改革によって、在宅勤務のようにオフィス以外の場所で働く「テレワーク(リモートワーク)」や、出勤時間が自由な「フレックスタイム制」など、多様な働き方の導入が推進されています。今回はこうした新しい働き方の1つとして注目を集めている「フリーアドレス制」について掘り下げてみましょう。


フリーアドレスとは
フリーアドレスとは、従業員が特定のデスクを持たず、日ごとに働く席を変えられることです。多くの場合にはモバイル端末やノートパソコンを使って仕事をすることになります。自由な場所を選べるという特徴から、フリー(自由な)+ アドレス(住所)と呼ばれていますが、「フリーアドレス」という言葉自体は和製英語です。


フリーアドレス制のメリット


(1)社内コミュニケーションが広がる
これまでオフィスでは自分の席があり、そこには備え付けのパソコンがあることが当たり前でした。その状況から、話をするとしても近くにいる人に限られてしまうことも少なくありません。フリーアドレスになると、毎日自由な席に座って仕事をすることになります。当然他の従業員も毎日異なる席に座ることになりますので、必然的に自分の周囲にいる人が固定化されることはありません。業務上では関わりないような人ともコミュニケーションを取るきっかけとなるでしょう。

(2)インスピレーションが湧きやすくなる
フリーアドレスの場合には仕事をする場所が変わり、周囲の人も変わることによって毎日フレッシュな環境となります。いつもとは異なる環境に身を置くことによって、アイデアやインスピレーションが湧きやすくなるでしょう。

(3)オフィスの美化意識が高まる
自分のデスクの場所が決まっていれば、自分の好きなように使ってしまいがちです。しかし、フリーアドレスの場合、翌日には他の人が使うことになるため、帰社時には書類を置きっぱなしにしたり、付箋を貼りっぱなしにしたりすることもなくなるでしょう。汚れているところをキレイに拭いてから帰るなど、デスクの衛生管理に注意する従業員が増え、オフィスの美化意識も高まるのではないでしょうか。

(4)オフィスの稼働率が上がる
社外での打ち合わせ等で外出している従業員や、在宅勤務をしている従業員は、当然ですがオフィスのスペースを使う必要がありません。この使われていないオフィススペースを有効活用して、同じスペースや同じ什器だけで、従業員の登用人数を増やすことも可能です。例えば、月曜・水曜・金曜はAさんが出社して、火曜・木曜はBさんが出社するようにすれば、1人分のイスとデスクで済みます。フリーアドレス制なら出社する人数を調整することで、少ないスペースや什器で多くの従業員に働いてもらうことができるでしょう。




フリーアドレス制の4つのデメリット


(1)仕事を始める前の準備が必要になる
出社したらまず席を決めることになります。そして、ノートパソコンや文房具・ノートなど自分の持ち物をロッカーから席へ持っていき、準備することになります。自席に座るとすぐに業務を開始できる固定席と比較し、仕事を始める前のこれらの準備はひと手間と言えるでしょう。

(2)誰がどこで仕事しているか分からない
同じ業務をしている上司や同僚が、どこに座っているか分からなくなってしまう可能性があります。業務を進める上で対面でのコミュニケーションが必要になる場合もありますので、誰がどこに座っているのかを把握する必要があるでしょう。それらの課題を解決するには、所在管理システムツールの導入や運用ルールの明確化等、インフラ整備も並行して検討しましょう。

(3)集中力が低下する恐れがある
自分の席がある場合には、毎日同じように出勤して同じ席に座って…というようにルーティンを行うことによって、スムーズに仕事にとりかかれるでしょう。一方、フリーアドレスの場合には、オフィスについてまずどこに座るか決めることになります。座席の位置や周りに座る人の影響が気になることもあるかもしれません。人によっては、それによって集中力が落ちてしまう場合があります。

(4)人や業務によって合わないこともある
フリーアドレスの場合、これまでのオフィスの在り方とは異なる部分が多いです。実際にフリーアドレス制のオフィスで働いてみて、自分には合わないと感じる人もいます。そう感じている従業員をフリーアドレス制で働かせれば、業務効率が落ちたり、不満がたまったりするなどの影響があるでしょう。さらに、業務によってはフリーアドレスに向かない場合もあります。例えば、個人情報や機密情報を扱う部署の場合には、その部署だけが知っているべき情報も扱うことになります。そのため、他部署の従業員が隣の席で働く状況はリスクが大きく、フリーアドレス制を導入するのは難しいと言える場合があります。


フリーアドレスには、様々なメリットがある反面、デメリットもあります。フリーアドレス制度を導入する際には、メリットとデメリットを踏まえた上で、業務の内容によって区別化したり、個々人の要望にもよく耳を傾けたり、など、柔軟に取り組んでいくことが大切ではないでしょうか。



効果的に導入するためにはどうしたらいい?
フリーアドレス制の導入を検討する上で、いくつか注意しておくべきことがあります。まずは、一度に全ての部署で導入することが不安な場合、ある特定の部署を決めて試験運用をしてみるのはいかがでしょうか。試験運用を行った上で従業員にフィードバックをもらい、どんなことに困ったか、どこに不満を感じたかを把握し改善することで、本番導入に向けて成功しやすくなります。

次に、席順が固定化しないような工夫をする必要があります。自由な席に座って良いとなると、出社の早い方から席が固定化する可能性があります。そうなると本来フリーアドレスのメリットである、毎日フレッシュな環境を生み出せなくなり、導入の目的を達成できなくなる恐れがあります。こうした理由からも、自由な席と言っても予めランダムに席を決めておく、あるいはくじ引きで場所を決めるなど、運用のルールをセットで設けると良いでしょう。また、ルールの内容も、会社・従業員のそのときの状況に合わせて柔軟に変更していくことが望ましいでしょう。

コロナウイルスの影響により、多くの企業でオフピーク通勤や、出社制限、テレワークの導入を余儀なくされ、社員も会社も新しい働き方を経験することになりました。この経験は今後の働き方について考えるきっかけとなったでしょう。
フリーアドレス制も新しい働き方の1つです。適切な働き方は個人、あるいは業務によって異なるため、従業員のニーズや業務効率などを考慮しながら、導入すべき働き方を検討してはいかがでしょうか。

 

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