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ペーパーレス化とは?メリットや失敗しない導入方法とは?|賃貸オフィスコラム|三菱地所リアルエステートサービス

■ペーパーレス化とは? ■ペーパーレス化する5つのメリット ■どうして失敗するの?ペーパーレス化の注意点とは? ■失敗しないための導入方法とは?

オフィストレンド

2020年09月29日

ペーパーレス化とは?メリットや失敗しない導入方法とは?|賃貸オフィスコラム|三菱地所リアルエステートサービス  「稟議や申請で、所定の用紙に必要事項を書いて上司の印をもらう」「ミーティングで人数分の資料を印刷する」など、企業では紙を使ったやり取りが依然として少なくありません。しかし、この紙ベースで行っていることをデータにすれば、業務効率の面や、コストの面などでさまざまなメリットが得られます。今回は、ペーパーレス化についての概要やメリット、そして失敗しない導入方法をご紹介します。



■ペーパーレス化とは?
ペーパーレス化とは、紙で保存や利用している書類や資料をデータ化することです。特に企業では、契約書や稟議書、提案資料、ミーティングの資料、勤怠表など、さまざまな用途で紙が使われています。IT技術の発展によって、こうした紙ベースの書類はデータに変換し、ネットワーク上で管理できるようになりました。今や他社との契約書もPDF文書で送受信し、データでやり取りすることができるようになるなど、これまで紙ベースで行ってきたことのほとんどが、ネットワーク上で行えるようになっています。

紙ベースで業務をしている企業が、いきなりペーパーレス化するのは難しいかもしれませんが、ペーパーレス化をすれば、さまざまなメリットを得られますので、導入を検討してみるべきです。


■ペーパーレス化する5つのメリット



(1)業務の効率化ができる
紙ベースで書類や資料を管理している場合、使いたい資料などがあった時には書庫や棚のあるところまで足を運んで、必要な書類を探すところから始まります。必要に応じてコピーを取って、使い終わったら元の場所に書類を戻します。それに対してペーパーレス化が進んでいれば、ネットワーク上で検索してクリックすればすぐに必要な情報を確認することができます。もう1つ例を出すと、紙ベースの企業で何か申請する場合には、申請書のフォーマットを印刷し、それに必要事項を書き加え、上司の印をもらうなどの手順が必要になります。一方、ペーパーレス化が進んでいれば、ネットワーク上で申請書に必要事項を入力し、申請する手順となります。紙ベースだと書き損じてしまった時には最初から書き直すことになりますが、ネットワーク上であれば、入力し直すだけなので簡単に修正が可能です。このようにペーパーレス化にすると業務の効率化につながります。

(2)印刷コストを削減できる
紙ベースの場合には、例えばミーティング時に人数分の資料を印刷する必要があります。一方で、資料のデータ化が済んでいれば、その印刷が不要となります。1枚の印刷ならそこまでの費用はかかりませんが、何十枚も印刷するとなると、相当な印刷コストがかかります。また印刷してから間違いに気づいた場合には、再び人数分の印刷が必要になりますし、日々の印刷が重なると用紙代は増すばかりです。加えて言うと、気にすべきは用紙代だけではありません。複合機のメンテナンスも必要になりますし、トナー代もかかります。ペーパーレス化をすれば、これらの印刷コストを削減できるメリットがあります。


(3)オフィススペースを有効活用できる
企業には保管すべき書類が多くあり、数年や数十年保存していなければならない書類もあります。数年から永久保管まで保管期間に対応して書類の量は膨大に膨らんでいくでしょう。それを保管するには、それ相応のスペースが必要となります。ペーパーレス化を進めることができれば、その保管するスペースを、他の用途に利用するなど有効活用ができるメリットがあります。


(4)書類を安全に保管できる
安全と言ってもさまざまな意味がありますが、例えば書類の紛失リスクを抑えられるという点でも安全と言えます。紙ベースで管理している場合には共有の書類を使ったら元の場所に戻すことになりますが、人によっては異なる場所に戻してしまうこともあるでしょう。あるいは自分のデスクで管理する書類と間違えて、元の場所に戻さないということも起こり得ます。


人為的なリスクに加えて、火災や地震など自然災害のリスクもあり、災害に遭った場合に紙ベースでは燃えたり破れたりするなどして、書類を紛失することもあるでしょう。また、紙ベースの書類の場合、劣化等により文字が薄れて読めなくなってしまう場合もあります。
書類をデータにしてネットワーク上で管理したり、バックアップを取ったりすることで、こうしたリスクを回避し、安全に保管することも可能です。

(5)新しい働き方を導入しやすくなる
ペーパーレス化が進むことで、社内の申請書に上司の押印をもらうなどの物理的なやり取りがなくなります。もちろん、押印に代わる承認システムや決裁システム、加えてセキュリティ対策が必要になりますが、データでやり取りができるようになることで、どこにいても働けるようになり、場所を問わないテレワーク(リモートワーク)など、新しい働き方を導入しやすくなります。特にコロナウイルスの影響により、在宅勤務が余儀なくされました。出社ができない状況下で、これまで紙ベースで行っていた業務が機能しなくなり、多くの会社・従業員が困惑したのではないでしょうか。今回のことをきっかけとして、今後も新しい働き方に注目が集まるはずです。そして、新しい働き方を取り入れる際に、ペーパーレス化の導入は重要な要素となるでしょう。



■どうして失敗するの?ペーパーレス化の注意点とは?

・ITリテラシーの研修・教育が必要
ペーパーレス化を導入することは、企業でIT化を進めることでもあります。従業員によっては、これまで紙ベースでやり取りをしていたため、ネットワーク上でのやり取りや操作に慣れていない方もいます。そのため、簡単な操作でもデータの使い方を一から教える必要があります。また、使い方だけでなく、セキュリティ面でも研修・教育する必要があります。

新しいことを導入する際には少なからず不安の声、不満の声が上がるのではないでしょうか。導入に異を唱える方もいれば、どう使って良いのか分からず不安に感じている方もいます。いずれにしても不安や不満の声の一端は、従業員が「できない」「分からない」と感じているところにあります。IT初心者に向けて丁寧に研修・教育することで、従業員の不安や不満を減らすことができるでしょう。


・紙の良さも活かす
基本的には全面的にペーパーレス化を進めたいところですが、紙には紙の良さがあります。例えば、ミーティング時に、1つのパソコンを使って説明する場合には全員で同じ画面を見ることになりますが、紙の資料が手元に用意されていれば、自分の見たいタイミングで見たい個所を見ることができます。結果的に建設的に話し合いができ、効率が良くなる場合もあります。営業先に提案する際に紙ベースの書類を持っていけば、「相手が理解しやすくなる」、「提案がしやすくなる」などの良さもあります。基本的にはデータ上で行い、必要に応じて紙も使うというように、ペーパーレスに固執せずに、バランス良く取り入れていくと良いでしょう。




■失敗しないための導入方法とは?


・部分的にペーパーレス化を導入する
いきなり社内の書類すべてをペーパーレス化しようとしても、混乱が起きてしまうことは目に見えています。まずは試験的に、部署単位や業務単位でペーパーレス化を導入してみる方法があります。この試験導入の際に挙がった質問や、体験した従業員が感じたことを基に、マニュアルやよくある質問・回答集を作りましょう。全体に導入する際に、先回りして対応することで混乱を防ぐことができ、従業員の不安を少なくできるでしょう。

・経営層や現場管理者の理解を得る
ペーパーレス化を導入するのであれば、ペーパーレス化のメリットや影響を理解してもらう必要があります。特に経営層の方に理解してもらうことで、全社的に取り組むことができ、導入を進めやすくなるでしょう。また、現場の理解も欠かせません。上からの指示で決定事項に従わせる方法では、現場からの反発が大きくなる恐れがあります。そのため、まずは現場の管理者にペーパーレス化のメリットや、それによる影響を把握してもらいます。現場の管理者にも予め具体的にどういうメリットや影響があるのか等を周知し、現場の意見も考慮しながら導入を進めることで、より円滑にペーパーレス化を進めることができるでしょう。


今回はペーパーレス化についてお伝えしました。コロナ禍において、企業のテレワーク(リモートワーク)の導入を妨げたのが、紙ベースでの業務です。ペーパーレス化を導入することで、テレワークなど新しい働き方を導入しやすくなるメリットがあります。その他にもコストを削減できたり、業務が効率化できたりするなど、さまざまなメリットがあることがお分かりいただけたでしょうか。導入時の注意点や導入方法についてもお伝えしましたので、これを参考にしながらペーパーレス化の導入を検討してみてはいかがでしょうか。


 

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