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オフィス移転のスケジュールは?流れやすべきことについて|賃貸オフィスコラム|三菱地所リアルエステートサービス

■オフィス移転は何ヶ月前から準備を始める? ■移転12ヶ月前~7ヶ月前にすべきこと ■移転7ヶ月前~5ヶ月前にすべきこと ■移転5ヶ月前~4ヶ月前にすべきこと ■移転4ヶ月前~3ヶ月前にすべきこと ■移転3ヶ月前~2ヶ月前にすべきこと ■移転2ヶ月前~1ヶ月前にすべきこと ■移転直前や移転後にすべきこと

その他

2021年01月08日

オフィス移転のスケジュールは?流れやすべきことについて|賃貸オフィスコラム|三菱地所リアルエステートサービス
オフィス移転をするとなると、移転先の物件を探したり、内装業者や引越し業者を探したりすることになります。ただ、移転に必要なことはなんとなく分かっていても、具体的に「何を」「いつ」すれば良いのかというところまでイメージできる方は少ないでしょう。
オフィス移転をする機会はそう多くないため、具体的なことが分からないのは不思議ではありません。もしオフィス移転をすることになったら、専門の不動産業者に相談すれば親身になって話を聞いてくれると思いますが、それ以前におおまかな流れを知って準備をしておけば、相談時により具体的な話ができたり、質問ができたりします。
まずはオフィス移転で「何が必要になるか」「いつ必要になるのか」を把握していきましょう。


【目次】

オフィス移転は何ヶ月前から準備を始める?
移転12ヶ月前~7ヶ月前にすべきこと
移転7ヶ月前~5ヶ月前にすべきこと
移転5ヶ月前~4ヶ月前にすべきこと
移転4ヶ月前~3ヶ月前にすべきこと
移転3ヶ月前~2ヶ月前にすべきこと
移転2ヶ月前~1ヶ月前にすべきこと
移転直前や移転後にすべきこと




 

■オフィス移転は何ヶ月前から準備を始める?


オフィスを移転する時に移転先の物件を選んだり、内装工事をしたりと、すべきことが多数あります。ですから来週、来月のように簡単に移転できるわけではありません。オフィスの規模などによっても準備にかかる期間は異なりますが、半年以上は必要となります。新しいオフィスとして好ましい物件が見つからなければ、移転を進められずさらに多くの期間が必要となるでしょう。
早く準備することに越したことはありませんので、2年前~1年前頃にはオフィス移転の準備を始めましょう。

 

 



まずは新しいオフィスの物件を探すことになりますが、お望みの物件はすぐに見つかるとは限りません。
移転すると決まったら早めにオフィスを探し始めましょう。
物件を選ぶ基準は様々。交通の利便性もあれば、入居コスト、設備、面積などもあります。そのため、オフィス選びを始める前には「何のためにオフィスを移転するのか」、「何が一番大切なのか」を決めておくと良いでしょう。
それが決まったら複数の物件を見て、ご希望に合ったオフィスを探していきましょう。

三菱地所リアルエステートサービスでも多くの物件を取り扱っています。ご興味のある方はこちらの物件検索らお探しください。

 

 



新しく入居する物件の契約をしたら、今度は現在入居しているオフィスの解約予告が必要になります。
解約予告の期限は契約によって異なりますが、おおよそ移転の6ヶ月~3ヶ月頃前までとなっています。

移転したい時期が決まっている場合には、契約を確認して解約予告の期限を把握するとともに、移転7ヶ月前を目安に新オフィスを決められるように物件探しを進めましょう。

 

 



移転時には現在のオフィスの原状回復工事が必要になります。
移転5ヶ月前のタイミングでは、壁やフローリングの張替だけで良いか、壊れている部分の修繕だけで良いのか、それとも借りた時の状態まで完全に戻すのか等、ビル管理会社やビルオーナーに対して原状回復の範囲を確認しましょう。

そして、原状回復工事をしてもらうビル側指定業者へ見積もりを依頼します。ビル側で指定業者がない場合は、依頼する業者を選定します。
 

 




このタイミングで新しいオフィスの内装工事の準備を進めましょう。
まずはオフィスのレイアウトやデザイン等を決めます。レイアウトに関しては例えば、パソコンのモニターを挟んで向き合う「島型レイアウト」や、全員が壁を向くようにする「背面型レイアウト」等があり、レイアウトによってオフィスの雰囲気が大きく変わります。また、デザインも新オフィスの雰囲気を大きく左右するため、企業のイメージカラーを使ったり、導入する什器を選定したりする等、こだわりがあれば取り入れてみましょう。

予めオフィスのイメージを決めたら複数の内装・施工業者に相談しましょう。それぞれの業者に見積もりを依
頼し、どの業者に依頼するかを選定します。


 


新オフィスで使用する、机・イス・OA機器(※1)等は、現状のオフィスから持ち運ぶものと、新しく購入するものがあります。つまり、机・イス・OA機等の引越しと購入が必要になります。移転3ヶ月前~2ヶ月前のタイミングでは引越し業者の選定と、新しく必要になる什器備品の購入依頼をしましょう。また、固定電話やLANの移設の依頼もこのタイミングに行いましょう。
詳細が決まってきたら、従業員にアナウンスしてください。従業員の人数が多い場合には部署ごとに代表者を集め、詳細なスケジュールや従業員に行ってもらうことの説明をします。従業員各自が新オフィスに持ち運ぶ物を選択したり、段ボールへの梱包を行ったりすることになるため、そこで起こると想定される質問・回答を予め準備しておくと、スムーズに移転準備を進めることができるでしょう。


※1 OA機器とは、オフィスオートメーションに必要な機器の総称のことで、パソコンやコピー機、ファクシミリ、スキャナーなどを指します。

 

 



移転が迫った2ヶ月前~1ヶ月前には、準備の最終段階となります。この時期には新オフィスの内装工事の依頼も必要です。工事期間は、工事の規模や、必要資材の調達にかかる時間等によっても異なりますが、1~2ヶ月ほど必要になります。そのため、移転2ヶ月前頃までに内装工事を始められるように工事の依頼を進めていきましょう。

また、従業員に対して最終確認を行いましょう。確認すべきは、従業員が引越し前に行うことだけではありません。新オフィスに関する情報も詳細にお伝えしてください。新オフィスに初めて出社する日には、従業員が「道に迷う」「フロアに迷う」「入館・入室のセキュリティ解除の仕方に迷う」等、様々な「迷い」が生じる可能性があります。現状のオフィスで仕事をしている間にしっかりと最終確認をしておきましょう。

移転が完了した後には、現状のオフィス(旧オフィス)の原状回復工事を行います。原状回復工事は基本的に契約上の明け渡しの期日までに完了する必要があるため、移転後すぐに工事を行えるよう、移転する前のこのタイミングで施工業者に工事の依頼をしてください。

また、移転挨拶状の送付も忘れずに行う必要があります。取引先やお客様に対して移転することをお知らせす
るのですが、その際には日頃の感謝もお伝えしましょう。


 

 



当日は引越し業者が什器備品や、荷物を運搬することになります。しかし、その直前と直後には「予定していたものがきちんと運ばれているか」「不要な物を運んでいないか」を確認する必要があります。

オフィスの移転が完了した後には、関係官庁への申請が必要になります。法務局や社会保険事務所、労働基準監督署、税務局、都道府県税事務所、公共職業安定所(ハローワーク)といった関係官庁に対して、所在地変更等の申請が必要です。移転後すぐに届け出ができるよう事前に準備・確認しておきましょう。

今回はオフィス移転に向けてすべきことや、その時期についてお伝えしました。オフィス移転の際には、物件探しや工事等大きなことから、細々としたことまで、すべきことは様々あります。このコラムが、移転時の参考になれば幸いです。

 

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